Het borgen van een project betekent dat je ervoor zorgt dat de resultaten, kennis en werkwijzen van het project duurzaam worden ingebed in de organisatie of gemeenschap. Dit voorkomt dat waardevolle inzichten en verbeteringen verloren gaan zodra het project is afgerond.
Stappen om een project te borgen
- Draagvlak creëren
- Betrek alle relevante stakeholders (management, medewerkers, klanten, burgers).
- Communiceer de meerwaarde van het project en de behaalde resultaten.
- Kennisborging
- Documenteer processen, best practices en leerpunten.
- Zorg voor overdraagbare handleidingen en trainingen.
- Eigenaarschap toewijzen
- Wijs een verantwoordelijke aan die het project bewaakt.
- Integreer taken en verantwoordelijkheden in bestaande functies.
- Formele inbedding
- Neem de projectresultaten op in beleidsstukken, werkwijzen of systemen.
- Zorg voor structurele financiering als dat nodig is.
- Monitoring en evaluatie
- Houd periodieke evaluaties om de impact en naleving te bewaken.
- Stel KPI’s (prestatie-indicatoren) op en pas bij waar nodig.
- Cultuur en gedrag beïnvloeden
- Zorg voor trainingen en workshops om het nieuwe werken te stimuleren.
- Beloon gewenst gedrag en best practices.